Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften mithilfe von Software zur Dokumentenverwaltung
Die Intelex-Software zur Dokumentenverwaltung vereinfacht das Dokumentenmanagement in Ihrem gesamten Unternehmen, spart Zeit und reduziert Fehler. Zentralisieren Sie Dokumente, beschleunigen Sie Genehmigungsprozesse und gewährleisten Sie Sicherheit – alles in einer einzigen Anwendung.
Führende Unternehmen weltweit vertrauen auf uns
Effizientes, sicheres und zentralisiertes Dokumentenmanagement
Zentrale Dokumentenverwaltung
Unübersichtliche Dokumente und veraltete Informationen können zu kostspieligen Fehlern führen. Zentralisieren Sie Ihre Dokumentation mithilfe automatisch aktualisierter Datensätze und einer intelligenten globalen Suchfunktion, um einen einfachen Zugriff und mehr Effizienz zu gewährleisten.
Prüfungen und Genehmigungen beschleunigen
Manuelle Überprüfungen und Freigaben verschwenden Zeit und Ressourcen. Automatisieren Sie Ihre Dokumentenprozesse, optimieren Sie Änderungen und gewährleisten Sie Konsistenz durch integriertes Lebenszyklusmanagement und anpassbare Vorlagen.
Verbesserter Datenschutz und mehr Sicherheit
Vertrauliche Dokumente sind anfällig für unbefugten Zugriff. Schützen Sie Ihre Daten mit einer Software zur Dokumentenverwaltung, die eine zuverlässige Zugriffskontrolle und Verschlüsselung bietet.
Wichtigste Funktionen der Software zur Dokumentenverwaltung
Die Intelex-Software zur Dokumentenverwaltung bietet leistungsstarke Funktionen, mit denen Sie
Ihr Dokumentenmanagement ganz einfach anpassen und optimieren können.
Ordnerstruktur
Organisieren Sie Dokumente mühelos mithilfe einer individuell anpassbaren Ordnerstruktur, die einen einfachen Zugriff und eine effiziente Verwaltung gewährleistet.
Prüfpfad
Verfolgen Sie jede Dokumentänderung mithilfe eines Prüfpfads und gewährleisten Sie so Transparenz, Nachvollziehbarkeit und die Einhaltung von Vorschriften.
Versionsverwaltung
Verwalten Sie Dokumentrevisionen, indem Sie neue Versionen anlegen, alte Versionen als veraltet kennzeichnen und Änderungen nachverfolgen.
Workflow-Status
Verfolgen Sie den Bearbeitungsfortschritt von Dokumenten anhand des Workflow-Status und erhalten Sie Echtzeit-Updates zu Überprüfungen, Genehmigungen und der Erledigung von Aufgaben.
Link-Builder
Erstellen Sie öffentlich zugängliche URLs, die geteilt werden können und einen einfachen Zugriff auf Dokumente ohne Anmeldung ermöglichen.
Danksagung
Stellen Sie die Einhaltung der Vorschriften sicher, indem Sie die Mitarbeiter bestätigen lassen, dass sie die Richtlinien gelesen oder die Schulungen absolviert haben.
Optimierung der EHS-Compliance für Vorgesetzte
und Stärkung der Mitarbeiter an vorderster Front
EHS-Verantwortliche optimieren die Einhaltung von Vorschriften, während Mitarbeiter an vorderster Front problemlos auf aktuelle, sichere Dokumente zugreifen können.
- Zentralisieren Sie Compliance-Dokumente, um die Verwaltung und den Zugriff zu vereinfachen.
- Stellen Sie die Prüfungsbereitschaft durch automatische Versionsverfolgung sicher.
- Automatisieren Sie die Genehmigung von Dokumenten, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.
- Regeln Sie den Zugriff auf vertrauliche EHS-Dokumente, um die Sicherheit zu erhöhen.
- Schneller Zugriff auf aktuelle Dokumente – wann und wo immer sie benötigt werden.
- Reduzieren Sie Fehler durch einfachen Zugriff auf die zuletzt genehmigten Verfahren.
- Bleiben Sie mit Echtzeit-Updates zu Änderungen und Überarbeitungen an Dokumenten stets auf dem Laufenden.
- Arbeiten Sie sorgenfrei dank sicherem Zugriff auf wichtige EHS-Dokumente.
Häufig gestellte Fragen zur Software für die Dokumentenverwaltung
Die Dokumentenkontrolle legt den Rahmen für die Informationsverwaltung fest, der regelt, wie Dokumente genehmigt, aktualisiert oder geändert werden, und stellt sicher, dass die Organisation auf korrekte und zuverlässige Daten und Informationen zugreift. Sie ist ein wesentlicher Aspekt des Risikomanagements und unterstützt Normen wie ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 und viele andere.
Software zur Dokumentenverwaltung ist eine einfache, aber leistungsstarke Möglichkeit, Prozesse und Arbeitsabläufe über den gesamten Lebenszyklus der Compliance-Maßnahmen Ihres Unternehmens hinweg zu automatisieren. Der Wechsel von einem manuellen System zu einem automatisierten Prozess reduziert menschliche Fehler, spart unzählige Arbeitsstunden und ermöglicht es Ihrem Team, sich effektiver auf Aufgaben mit hoher Wirkung zu konzentrieren.
Unter Dokumentenmanagement versteht man das Speichern, Auffinden, Aktualisieren, Nachverfolgen und Teilen von Dokumenten. Sowohl große als auch kleine Unternehmen nutzen Dokumentenmanagement-Software wie SharePoint oder OpenText, um ihre Produktivität zu steigern.
Die Dokumentenverwaltung verfügt über all diese Merkmale und Funktionen, umfasst jedoch zusätzlich Sicherheitsmaßnahmen, einen Revisionsverlauf und einen Genehmigungsprozess. Dadurch eignet sie sich besonders für Unternehmen in regulierten Branchen, in denen die Einhaltung von Vorschriften vorgeschrieben oder entscheidend für den Erfolg ist.
Software zur Dokumentenverwaltung spart Zeit und Geld, indem sie wichtige Prozesse der Dokumentenverwaltung automatisiert, kostspielige Fehler verhindert und den Zugriff auf wichtige Unterlagen wie Formulare, Berichte, Schaltpläne, Pläne, Checklisten und vieles mehr zentralisiert.
- Dokumente zentralisieren: Organisieren Sie Dokumente in einer einzigen Anwendung mit intelligenten Suchfunktionen, die Ihnen helfen, die zuletzt aktualisierten Daten und Informationen zu finden.
- Integrierte Arbeitsabläufe: Ermöglichen die gemeinsame Bearbeitung eines einzelnen Dokuments mit Kommentaren und einer Side-by-Side-Ansicht. Sobald ein Dokument freigegeben wurde, wird es automatisch für alle Personen mit Zugriffsberechtigung aktualisiert.
- Erweiterte Zugriffskontrollen: Administratoren können die Sicherheit eines Dokuments in jeder Phase seines Lebenszyklus steuern. Die Sicherheitsmaßnahmen können zudem je nach Rolle und Standort eines Benutzers angepasst werden.
- Einhaltung von Vorschriften gewährleisten: Erstellen Sie einen lückenlosen Änderungsverlauf, damit alle wichtigen Dokumente jederzeit für ein Audit bereitstehen. Verringern Sie das Risiko von Strafen und halten Sie Compliance-Standards wie ISO 9001, ISO 14001, ISO 13485 und ISO 45001 problemlos ein.
Regulierte Branchen stehen im Hinblick auf Risikomanagement und Compliance vor besonderen Herausforderungen. Sie müssen große Mengen kritischer Daten verwalten, strenge Meldepflichten erfüllen und sich an häufig wechselnde Compliance-Vorschriften anpassen. Die Dokumentenkontrolle hilft diesen Unternehmen nicht nur dabei, ihre Produktivität zu steigern und kostspielige Fehler zu vermeiden, sondern ist auch ein wesentlicher Bestandteil der Normen ISO 9001 und ISO 45001.
Die am stärksten regulierten Branchen sind:
- Förderung, Aufbereitung, Reinigung und Raffinierung von Erdöl und Erdgas
- Stromerzeugung, -übertragung und -verteilung
- Kraftfahrzeugbau
- Arzneimittel- und Medizinprodukteherstellung
- Gesundheitswesen
Ja, die Dokumentenverwaltung ist ein wichtiger Aspekt der Compliance sowohl im Arbeitsschutz- und Umweltmanagement als auch im Qualitätsmanagement, insbesondere in stark regulierten Branchen. Ein Dokumentenverwaltungssystem organisiert Dokumente effizient, automatisiert Genehmigungs- und Überprüfungsvorgänge, optimiert Arbeitsabläufe und gewährleistet die Sicherheit wichtiger Dokumente. Es ist zudem ein wesentlicher Bestandteil der Normen ISO 45001, ISO 14001, ISO 9001 und vieler anderer Normen.
Software zur Dokumentenverwaltung
Produktdemo
Erfahren Sie, wie Ihre Organisation von unserer Software zur Dokumentenverwaltung profitieren kann. In dieser Demo erfahren Sie, wie Sie die Dokumentenverwaltung zentralisieren, Arbeitsabläufe optimieren, die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen und vertrauliche Informationen schützen können. Erfahren Sie, wie einfach es ist, Genehmigungsvorgänge zu automatisieren, Änderungen nachzuverfolgen und Zugriff auf die aktuellsten Dokumente zu gewähren.
Sehen Sie sich das Video an und erfahren Sie, wie diese Anwendung:
- Zentralisieren Sie die Dokumentenverwaltung, um Arbeitsabläufe zu optimieren.
- Automatisieren Sie Genehmigungsvorgänge und reduzieren Sie mühelos den manuellen Aufwand.
- Stellen Sie die Einhaltung der Anforderungen an Prüfpfade und die Versionsverfolgung sicher.
- Schützen Sie vertrauliche Dokumente mit Funktionen zur Zugriffskontrolle.
Schick mir bitte die Produktdemo!
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