Wie eine kanadische Gemeinde mit Intelex den papierbasierten „Verwaltungsalptraum“ löste
Die Stadt Ajax liegt in Ontario, Kanada, und hat rund 126.000 Einwohner. Die Gemeinde ist seit 1997 nach ISO 9001 zertifiziert und war damit die erste vollständig zertifizierte Gemeinde in Nordamerika. Mit über 300 Vollzeitmitarbeitern und weiteren 500 Teilzeitkräften in den Sommermonaten legt die Stadt in allen neun ihrer Abteilungen großen Wert auf Qualitätsmanagement.
Auswirkungen
- Über 10.000 Dokumente wurden digitalisiert, wodurch die Pflege von 27 Ordnern entfällt
- Deutlich geringerer Zeit- und Ressourcenaufwand zur Erfüllung der Anforderungen der ISO 9001-Zertifizierung
- Vereinfachter Prozess zum Abruf von Dokumenten und Platzersparnis
- Keine Last-Minute-Hektik mehr bei der Vorbereitung auf die Prüfung
- Optimierter Genehmigungsprozess mit automatisierten E-Mail-Benachrichtigungen
- Es wurde ein einheitlicher, zuverlässiger Prüfpfad für die gesamte Dokumentation erstellt
Ergebnis
Das Intelex-Dokumentenmanagementsystem ersetzte das veraltete papierbasierte System von Ajax und führte Tausende von Dokumenten auf einer zentralen, webbasierten Plattform zusammen. Diese Umstellung führte zu einer deutlichen Verbesserung der Effizienz, der Versionskontrolle und der Audit-Bereitschaft und stellte die Einhaltung der Norm ISO 9001 sicher, während gleichzeitig der Verwaltungsaufwand reduziert wurde.
Intelex-Anwendungen
Die Herausforderung für die Stadt Ajax
Vor der Einführung von Intelex verwaltete die Stadt Ajax ihre ISO 9001-Dokumentation mithilfe eines umständlichen papierbasierten Systems, das zu einem „administrativen Albtraum“ geworden war. Jede der neun Abteilungen der Stadt führte 27 separate Ordner, die bei jeder Erstellung, Bearbeitung oder Genehmigung eines Dokuments manuell aktualisiert werden mussten. Dieser Prozess war zeitaufwendig, führte zu Unstimmigkeiten zwischen den Abteilungen und erschwerte die Einhaltung der Vorschriften. Zudem erforderte die Vorbereitung auf Audits erheblichen Zeit- und Ressourcenaufwand, wobei die Mitarbeiter oft alle Hände voll zu tun hatten, um sicherzustellen, dass die Dokumentation auf dem neuesten Stand war.
„Unser Intelex-System ist zu einer zentralen Anlaufstelle für alle erforderlichen Unterlagen geworden und stellt sicher, dass die Mitarbeiter stets die aktuellste Version eines Dokuments verwenden.“
David Forget, Leiter der Abteilung für Qualitätssicherung und Sonderprojekte, Stadt Ajax
„Wir empfehlen die Intelex-Software wärmstens als effektives Mittel zur Optimierung von Geschäftsprozessen bei gleichzeitiger Ressourceneinsparung.“
David Forget, Leiter der Abteilung für Qualitätssicherung und Sonderprojekte, Stadt Ajax
Wie Intelex der Stadt Ajax geholfen hat
Nach einem wettbewerbsorientierten Ausschreibungsverfahren wurde Intelex als die kostengünstigste und leistungsfähigste Lösung ausgewählt, um die Anforderungen der Gemeinde im Bereich der Dokumentenverwaltung zu erfüllen. Die Intelex-Plattform bot ein zentralisiertes, webbasiertes Archiv, in dem alle Dokumente effizient gespeichert, aktualisiert und abgerufen werden konnten.
Die Einführung fiel mit einer neuen Version der Norm ISO 9001 zusammen, sodass die Stadt Ajax ihre Dokumentation gleichzeitig aktualisieren konnte, während sie diese in das Intelex-System hochlud. Die Stadt erhielt technische Unterstützung und Schulungen vom Intelex-Team, das ihr dabei half, das System in Betrieb zu nehmen.
Das Ergebnis war eine übersichtliche, leicht zugängliche und zentralisierte Plattform, auf der Mitarbeiter und Auditoren die aktuellsten Unterlagen finden können, darunter Betriebsabläufe, Arbeitsanweisungen und zugehörige Formulare, die für die Einhaltung der ISO 9001-Norm unerlässlich sind. Die Stadt Ajax ist seit mehr als einem Jahrzehnt Kunde von Intelex und nutzt die Plattform weiterhin als zentrale Anlaufstelle für alle erforderlichen Unterlagen.